Место встречи: как офисное пространство помогает проводить совещания

Встречи команды — бич многих современных компаний. Обсуждения могут тянуться часами, к ним подключается все больше и больше людей, но заветного решения не приходит. Даже наоборот, порой корпоративные встречи превращаются в бездонную яму, в которой теряются время, цели и эффективность команды. Игорь Золотухин, генеральный директор сети гибких офисных пространств, рассказывает, почему это происходит и как исправить ситуацию с помощью управления пространством.

Почему снижается эффективность встреч

Каждый, кто работал в корпорации или команде, где на каждую задачу приходится несколько лиц, принимающих решения, знает этот тихий шторм. Сначала задача ставится. Потом по ней даются вводные, назначается исполнитель. Потом начинаются согласования. Появляется пометка «срочно». Затем ещё одна пометка «срочно». А потом вы в какой-то момент обнаруживаете себя в тесной переговорке, где за длинным столом собралось двадцать человек: одни ругаются, другие гневно спрашивают: «где результаты?», а на галерке кто-то перекидывается мемами. И в ходе обсуждения выясняется, что кто-то неправильно поставил задачу, а другой — неправильно понял.

Конечно, корень зла заключается в корпоративной культуре. Если вы не внедряете управленческие практики для повышения эффективности встреч, немногое изменится. И все же, эффективное управление офисным пространством может стать отправной точкой для изменения корпоративной культуры.

Как использовать офисное пространство для повышения эффективности встреч

Переговорные комнаты, конференц-залы и пространства для совещаний — уже базовый набор для любого офиса. Однако организация этих пространств поможет выработать уникальный подход к проведению встреч.

Что можно сделать?

Добавить динамики

Проводите встречи стоя. Один из фанатов таких встреч — британский предприниматель Ричард Брэнсон. По его мнению, такой формат стимулирует продуктивное обсуждение, а у собеседников больше мотивации быстро принять решение и вернуться на свои рабочие места.

Если держать всю команду на ногах — не вариант, попробуйте метод стендапа из арсенала практик Agile. Как правило, стендап — это ежедневная пятнадцатиминутная встреча, на которую выносятся актуальные задачи на ближайшее время. В ходе 15-минутной сессии каждый участник должен высказаться и предложить своё решение. Главное, соблюдать простые правила:

1.Не ждать опоздавших, начинать без них.

2.Придерживаться темы встречи.

3.Жёстко соблюдать тайминг.

Первые разы может быть трудно, но такой подход быстро дисциплинирует. Его можно проводить как в переговорных комнатах, так и в рабочем пространстве, в зависимости от предпочтений и потребностей.

Что ещё поможет повысить продуктивность?

Больше пространства для обсуждения

Рабочее пространство не должно быть посвящено исключительно работе за ПК. Важно, чтобы в него были включены зоны для общения, и их не стоит ограничивать исключительно стенами переговорной. Кофе-поинты, лаунж-зоны прекрасно подходят для проведения экспресс-встреч за чашечкой эспрессо.

Когда обстановка располагает к коммуникации

Не обязательно приглушать освещение и включать томную музыку в столовой. А вот длинный общий стол в опен-спейсе или кофе-зоне, наоборот, может поспособствовать small-talk в неформальной обстановке. Обратите внимание и на другие предметы интерьера, которые способны выступить в качестве точки притяжения: интерьерные картины и плакаты, настольные игры, мягкие зоны с пуфиками.

В пространствах предусмотрены различные варианты зонирования, которые арендатор может адаптировать под свои потребности. 

Главное, помните, что одним переставлением столов и стульев ситуацию с малоэффективными встречами не решить. Эта проблема требует работы с корпоративной культурой, внедрением новых практик и подходов.